Manfaat Sistem ERP Pada Software Kontraktor

Software Kontraktor

Manfaat Sistem ERP pada software kontraktor 

Sebuah software ERP (Enterprise Resource Planning) memang menawarkan segudang keuntungan bagi siapa saja yang menggunakannya terutama untuk pembuatan software kontraktor. Hal ini tidak hanya berlaku hanya pada satu bidang bisnis saja, tetapi berlaku untuk banyak bidang bisnis. Tentu saja penerapan ERP pada setiap bidang bisnis yang ada memiliki keuntungannya tersendiri disamping dari keuntungan pada kebutuhan pokok. Kebutuhan pokok disini dimaksudkan seperti HRD, Finance, Marketing dan apapun yang umumnya ada di dalam setiap perusahaan. Untuk keuntungan khusus sendiri ialah hal-hal khusus yang biasanya ada hanya pada bidang-bidang bisnis tertentu saja dan terkadang terdapat dalam bagian dari kebutuhan pokok.

Untuk artikel kali ini, kita akan lebih berfokus dengan keuntungan atau manfaat yang ditawarkan oleh sistem ERP untuk industri konstruksi. Memang bisa saja keuntungan yang didapat serupa dengan yang ditawarkan oleh sistem ERP untuk industri pada bidang lainnya. Tetapi kita akan membahas mengapa keuntungan ini ditawarkan, apa pentingnya bagi sebuah industri konstruksi.

Mengoptimalkan Penggabungan Data

Keuntungan pertama yang dapat kita rasakan dari sistem ERP untuk industri konstruksi ialah penggabungan data. Penggabungan data disini dimaksudkan dengan penyimpanan keseluruhan data pada satu tempat. Jadi setiap data yang ada terpusat pada satu tempat penyimpanan yang nantinya akan mempermudah untuk pengaksesannya.

Hal ini sangat penting tidak hanya untuk industri konstruksi saja, tetapi juga untuk industri dibidang lainnya. Masalah penyimpanan data menjadi masalah hampir disetiap bidang industri. Masalah seperti miss communication, kehilangan data, ketidakcocokan data dan lain sebagainya biasanya terjadi karena masalah penyimpanan datanya. Sebenarnya inilah salah satu kemampuan utama dari sebuah sistem ERP yang terintegrasi, yaitu untuk memastikan semua data tersimpan dengan baik dan rapi.

Untuk bidang industri konstruksi sendiri, masalah yang menyangkut data ini bahkan naik tingkatannya jika dibandingkan dengan beberapa industri lainnya. Bayangkan semuanya mulai dari klien, tim marketing, proyek manager, finance, HRD, ratusan karyawan ditambah dengan puluhan ribu alat dan lain sebagainya semua berhubungan. Belum lagi ditambah dengan lapangan tempat proyek berlangsung memiliki jarak yang jauh dari kantor pusat. Ditambah lagi biasanya untuk industri konstruksi menengah keatas dapat menjalankan lebih dari satu proyek dalam waktu yang bersamaan.

Bisa kita bayangkan betapa rumitnya semuanya itu jika kita tidak memiliki sebuah sistem yang terintegrasi satu dengan yang lainnya dengan baik. Segala data yang ada bisa menjadi kacau, terkadang ada data masuk yang double bahkan data yang terlambat masuk. Maka dari itulah penggabungan data menjadi salah satu keuntungan utama yang ditawarkan oleh sistem ERP untuk industri konstruksi ini.

Dengan menggunakan sistem ERP ini, semuanya dapat terintegrasi dengan baik dan semua data tersimpan dengan rapi. Bahkan setiap perkembangan yang terjadi di lapangan bisa langsung terupdate sehingga dapat dipantau secara real time. Beberapa orang yang terlibat tidak perlu lagi berada langsung di lapangan atau juga bulak-balik menelepon untuk menanyakan update. Hal ini akan sangat menghemat biaya dan yang terpenting menghemat waktu.

Analisa dan perencanaan

Salah satu tujuan dari setiap penyimpanan data yang ada sudah pasti untuk dijadikan bahan analisa. Analisa dari setiap data yang ada, baik dari proyek sebelumnya atau juga dari sisi lainnya untuk sebuah proyek baru sangatlah penting. Apalagi untuk sebuah industri konstruksi, yang jika terjadi kesalahan maka kerugian yang muncul tidaklah sedikit. Dibutuhkan analisa yang akurat untuk setiap proyek yang akan dikerjakan, maka dari itulah sistem ERP menawarkan keuntungan ini.

Berangkat dari sebuah analisa, barulah kita bisa melakukan sebuah perencanaan. Perencanaan yang matang tentu saja akan memberikan hasil yang lebih baik, serta mencegah terjadinya kerugian. Lantas bagaimana sebuah sistem ERP dapat membantu kita melakukan analisa dan perencanaan yang baik? Peran apa saja yang dapat diberikan oleh sebuah sistem yang terintegrasi ini?

Salah satu contohnya ialah dari penyimpanan dan pengelolaan data yang ada. Sistem ERP ini akan memberikan kita data secara real time sehingga kita bisa menganalisa dan melakukan perencanaan dari waktu ke waktu. Dari situ kita bisa mengambil langkah yang tepat sesuai dengan kondisi lapangan yang ada secara langsung.

Dengan ERP juga kita mampu menganalisa dan melakukan perencanaan dalam bidang financial. Semua pengeluaran dan pemasukan akan terpantau dengan rapi, sehingga kita mampu merencanakan proyek dengan budget yang ada. Hal ini tentu saja akan sangat membantu kita untuk menghindari pengeluaran biaya yang tidak perlu.

Peningkatan efisiensi

Efisiensi kerja pada suatu perusahaan atau bidang usaha yang menerapkan sistem ERP sudah pasti akan jauh meningkat. Hal ini dapat terjadi dikarenakan suatu sistem yang sudah terintegrasi dengan baik antara satu departemen dengan departemen lainnya. Jadi untuk para pengambil keputusan bisa dengan mudah mengakses segala informasi yang dibutuhkan sebelum mereka membuat suatu keputusan. Hanya dengan membuka satu aplikasi saja semua informasi sudah tersedia tanpa perlu menunggu laporan dari tiap-tiap departemen seperti sebelumnya tanpa sistem ERP.

Peningkatan efisiensi ini juga dapat dirasakan tidak hanya oleh para pengambil keputusan saja, tetapi juga untuk setiap pekerjaan sehari-hari. Contoh simpelnya adalah ketika seorang proyek manager ingin memesan suatu barang dia tidak perlu lagi repot-repot untuk membuat banyak laporan tembusan. Biasanya dalam sebuah sistem ERP bisa diatur untuk mempermudah sebuah proses pemesanan. Jadi sang proyek manager tinggal memasukan pesanan pada satu tempat dan dari sana pesanan itu akan disampaikan dan diproses secara otomatis ke departemen yang bersangkutan.

Mempermudah pembukuan dengan aplikasi akuntansi

Dalam sebuah aplikasi ERP, program pengaturan keuangan sudah pasti menjadi salah satu modul yang disediakan. Hal ini mengingat bahwa semua hal di dalam perusahaan pasti berhubungan dengan keuangan baik secara langsung maupun tidak langsung. Mulai dari biaya operasional, pembelian peralatan, perawatan, gaji, biaya marketing dan lain sebagainya. Hal ini tentu juga berlaku dalam sebuah industri konstruksi, ditambah mereka sangat memerlukan estimasi biaya yang cepat.

Setiap proyek yang dikerjakan oleh perusahaan industri pasti memiliki budget yang berbeda-beda. Hal ini tentu dipengaruhi banyak faktor seperti besarnya proyek, daerah proyek, bahkan sampai kepada siapa klien dari industri tersebut. Dengan banyaknya faktor yang ada, maka perhitungan keuangan khususnya budgeting untuk suatu proyek industri menjadi hal yang cukup merepotkan. Berdasarkan itulah maka sistem ERP terutama sistem untuk industri konstruksi dikembangkan untuk mempermudah perhitungan keuangan bahkan sampai dengan perhitungan pajakpun dapat dilakukan.

Komunikasi jadi lebih mudah

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dimanapun kita berada, terlepas dari bidang atau industri apa yang kita tekuni. Kemudahan komunikasi terus dikembangkan dari masa ke masa mulai dari surat hingga telepon dan surat elektronik seperti sekarang. Tentu saja selain karena komunikasi adalah dasar kebutuhan setiap manusia, komunikasi dalam bisnis juga sangat penting. Banyak kerugian yang terjadi dalam sebuah bisnis atau industri dikarenakan hanya oleh miss communication antar departemen atau juga perorangan.

Dalam industri konstruksi komunikasi juga menjadi sangat vital keberadaannya. Bayangkan semua proyek yang ada pasti berlangsung di luar kantor pusat. Semua pihak yang terlibat harus terus melakukan komunikasi untuk menjaga kelancaran setiap proyek yang ada. Terkadang komunikasi menjadi terkendala dikarenakan kurang adanya suatu sistem yang mendukung.

Maka dari itu salah satu modul yang dikembangkan dalam sebuah sistem ERP adalah modul untuk berkomunikasi. Disamping kemampuannya yang terintegrasi satu dengan yang lainnya, sebuah sistem ERP juga menyediakan layanan khusus untuk melakukan komunikasi. Biasanya sistem  ini akan menyerupai sistem layanan chat yang sudah banyak diluaran sana tetapi lebih dikhususkan untuk pekerjaan.

Hal ini akan sangat berguna, apalagi untuk orang yang harus berhubungan dengan banyak orang sekaligus. Kita jadi bisa dengan mudah membagi antara chat personal dengan chat professional. Bahkan untuk chat atau percakapan pekerjaan sendiri dapat kita bagi lagi berdasarkan grup proyek masing-masing. Sistem ini juga untuk mempermudah kita untuk berhubungan dengan seseorang tanpa perlu pusing lagi mencari kontaknya terlebih dahulu, karena biasanya semua data sudah masuk ke sistem yang dapat diakses dengan mudah.

Pemasaran lebih mudah

Jika dari lima keuntungan sistem ERP untuk industri konstruksi yang sudah disebutkan diatas tadi lebih terkesan internal maka keuntungan terakhir ini lebih ekternal. Keuntungan terakhir yang akan kita bahas adalah keuntungan yang ditawarkan dalam sisi marketing. Keuntungan yang ditawarkan sistem ERP ini akan sangat membantu tim marketing untuk melakukan pekerjaannya.

Tim marketing yang terintegrasi dengan sistem ERP ini akan memiliki data-data untuk dipresentasikan kepada calon klien. Mereka juga bisa menunjukan setiap proses yang terjadi secara real time kepada klien sebagai laporan. Selain itu mereka juga dapat menyimpan data klien maupun calon klien untuk digunakan sebagai referensi kedepannya.

Semua data-data yang ada bisa diolah dan dianalisa untuk mendapatkan calon klien yang potensial. Potensi yang ditunjukan bisa berupa besar kecilnya perusahaan calon klien tersebut, kisaran budget yang dimiliki bahkan sampai dengan relasi-relasi mereka. Semua data-data tersebut tersimpan dengan rapi dan dapat diakses dengan mudah untuk kelancaran pemasaran.

Penutup

Setiap industri pada jaman sekarang ini memang sebaiknya memiliki sebuah sistem yang sudah terintegrasi satu dengan yang lainnya. Mungkin memang modal yang diperlukan cukup besar, tetapi harga yang dikeluarkan akan sebanding dengan keuntungan yang didapat. Pada akhirnya semua sistem ini ada untuk meningkatkan apapun bisnis yang sedang kita jalani. Peningkatan akan sangat terasa terutama dari sisi waktu dan juga biaya yang kita keluarkan.

Enam manfaat yang ditawarkan oleh sistem ERP untuk industri konstruksi ini tidak cuman untuk industri ini saja. Jika kita lihat, penerapannya sangatlah umum dan bisa diterapkan untuk mendapatkan manfaatnya pada bidang industri yang lain. Hanya saja perlu kita konsultasikan terlebih dahulu dengan vendor penyedia jasa layanan IT yang kita pakai. Supaya nantinya kita akan mendapatkan sistem yang lebih spesifik dan lebih cocok untuk bidang industri yang sedang kita jalani.