Implementasi Aplikasi ERP pada rumah sakit

Software Aplikasi ERP atau yang biasa kita kenal dengan sebutan Enterprise Resource Planning merupakan suatu software yang terintegrasi dengan banyaknya fungsi. Beberapa contoh fungsi dari ERP ini adalah fungsi software akuntansi, fungsi pengaturan HRD, fungsi pengaturan marketing dan lain sebagainya. Banyaknya fungsi yang ditawarkan oleh ERP ini merupakan daya jualnya tersendiri, karena software ini dapat mempercepat dan mempermudah kinerja dan hubungan antara berbagai macam bidang.

 

Software Aplikasi ERP atau yang biasa kita kenal dengan sebutan Enterprise Resource Planning merupakan suatu software yang terintegrasi dengan banyaknya fungsi. Beberapa contoh fungsi dari ERP ini adalah fungsi software akuntansi, fungsi pengaturan HRD, fungsi pengaturan marketing dan lain sebagainya. Banyaknya fungsi yang ditawarkan oleh ERP ini merupakan daya jualnya tersendiri, karena software ini dapat mempercepat dan mempermudah kinerja dan hubungan antara berbagai macam bidang. Pada jaman sekarang yang menjadikan kecepatan sebagai sebuah peluang, tentu program ini akan sangat membantu.

Di Indonesia sendiri software ini bukanlah hal yang asing lagi, terutama pada bidang bisnis baik barang maupun jasa. Masyarakat Indonesia, khususnya para pengusaha mulai mengenal software ini sekitar tahun 1990an. Bisa dikatakan bahwa software ERP ini dibawa masuk ke Indonesia oleh perusahaan-perusahaan asing yang melakukan bisnis di Indonesia.

Pada mulanya software ERP ini belum menjadi hal yang umum di Indonesia dikarenakan sulitnya mendapatkan software tersebut. Belum tersedianya perusahaan IT yang menyediakan jasa pengimplementasian software ERP di Indonesia menjadikan perusahaan yang ada harus mencari keluar. Hal ini tentu saja menambah biaya pengeluaran yang memang dari awal sudah lumayan besar untuk penerapan software ERP ini ditambah harus outsourcing keluar negeri. Ada juga beberapa perusahaan yang akhirnya membuat sendiri software ERP mereka karena dirasa lebih murah dan lebih cepat dari berbagai sisi.

Pada era teknologi seperti sekarang ini, keterbatasan sumber daya penyedia jasa software ERP ini bukan lagi menjadi masalah. Sudah banyak perusahaan IT di Indonesia yang mampu menyediakan software ERP ini untuk banyak perusahaan. Mereka sudah dapat meng-cover berbagai bidang dalam banyaknya jenis usaha yang ada. Mulai dari perusahaan perdagangan, logistik, sumber daya bahkan sampai rumah sakit juga sudah dapat menggunakan software ERP ini. Dalam artikel ini kita akan melihat lebih dalam mengenai pengimplementasian software ERP pada rumah sakit terutama yang ada di Indonesia.

Aplikasi Software ERP dalam rumah sakit Indonesia

Software Aplikasi ERP atau yang biasa kita kenal dengan sebutan Enterprise Resource Planning merupakan suatu software yang terintegrasi dengan banyaknya fungsi. Beberapa contoh fungsi dari ERP ini adalah fungsi software akuntansi, fungsi pengaturan HRD, fungsi pengaturan marketing dan lain sebagainya. Banyaknya fungsi yang ditawarkan oleh ERP ini merupakan daya jualnya tersendiri, karena software ini dapat mempercepat dan mempermudah kinerja dan hubungan antara berbagai macam bidang.

 

Seperti yang tadi sudah disebutkan sebelumnya, penerapan software ERP di Indonesia sudah bukan merupakan hal yang asing lagi. Sudah banyak perusahaan IT yang menyediakan jasa layanan ini sehingga mempermudah perusahaan di bidang lainnya untuk mendapatkan software tersebut. Salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang kesehatan juga sudah mulai menerapkan software ini kedalam operasionalnya sehari-hari. Ya, rumah sakit, khususnya di kota besar di Indonesia seperti Jakarta sudah menggunakan software ERP ini dalam kesehariannya.

 

Dalam pengimplementasiannya,software aplikasi ERP di Indonesia tidak melulu dilakukan secara langsung dan menyeluruh. Ada berbagai alasan dan banyak faktor yang mempengaruhi mengapa hal ini dilakukan. Memang salah satu pilihan pertama dan terbaik dari sisi efisiensi adalah penerapan software ERP secara keseluruhan pada saat yang bersamaan. Ini artinya kita membeli paket lengkap untuk keseluruhan operasional yang dapat di-cover oleh software ERP tersebut.

Secara efisiensi hal ini memang yang terbaik karena menghemat berbagai hal yang ada seperti biaya, waktu dan juga sumber daya. Tetapi untuk bisa menerapkan hal ini secara langsung dan menyeluruh dibutuhkan biaya untuk modal awal yang cukup besar. Tidak semua rumah sakit di Indonesia bahkan di kota-kota besar memiliki modal awal yang cukup untuk hal ini. Maka untuk mengatasi hal ini, beberapa dari mereka memilih melakukan opsi yang kedua yaitu penerapan software ERP secara bertahap.

Sebuah perusahaan dalam hal ini rumah sakit memiliki opsi untuk melakukan penerapan software ERP secara bertahap. Hal ini tentu saja dilakukan mengingat besarnya modal awal yang dibutuhkan jika penerapan dilakukan secara bersamaan. Meskipun ada beberapa alasan lainnya mengapa mereka memilih menerapkan software ERP ini secara bertahap, ini akan kita bahas lebih lanjut nanti. Dengan penerapan secara bertahap ini, rumah sakit akan menggunakan setidaknya dua macam software dalam pengoprasiaannya, software ERP dan software lainnya. Software lainnya disini ialah software operasi yang masih digunakan sebelum digantikan oleh software ERP.

Modul-modul yang biasa dipakai

Seperti yang kita tahu bahwa software ERP itu terdiri dari berbagai macam modul. Modul-modul inilah yang penerapannya bisa dibagi-bagi secara bertahap jika kita tidak memiliki modal yang cukup. Dari berbagai macam modul yang ada, ada beberapa modul yang cukup populer, terutama dalam pengaplikasiaannya di rumah sakit. Mereka yang memilih untuk melakukan penerapan software ERP secara bertahap biasanya memilih untuk memprioritaskan modul-modul ini. Jadi selain modul ini, mereka masih akan menggunakan software lama mereka dalam operasionalnya sehari-hari.

Modul ERP yang paling populer, khususnya dikalangan rumah sakit ialah modul finance. Rasanya modul ini juga paling populer bahkan untuk kalangan perusahaan lainnya selain rumah sakit. Bahkan bisa ditebak jika modul ini tidak hanya populer di Indonesia saja bahkan juga di luar negeri. Alasannya sangat simpel karena hampir seluruh operasional perusahaan apapun juga pasti terkait dengan bagian keuangan atau finance ini. Mulai dari pemasukan, pengeluaran, gaji, pembelian, penjualan dan lain sebagainya semua bagian yang memakai uang pasti terhubung dengan finance dan sebaliknya.

Modul lainnya yang juga tidak kalah populer jika dibandingkan dengan modul finance ialah modul SCM (Supply-chain management). Modul SCM atau supply-chain management ini sesuai namanya merupakan sebuah modul yang mengatur keluar masuknya barang termasuk produk dan inventaris. Tentu saja sebuah rumah sakit yang besar sangat memerlukan pengaturan barang yang akurat. Modul ini sangat membantu untuk melakukan pengecekan terhadap barang-barang yang tersedia seperti obat-obatan dan juga peralatan dari yang bersifat medis sampai perkantoran.

Salah satu modul ERP yang juga sangat populer, tidak hanya untuk rumah sakit saja tetapi juga untuk bidang lainnya yaitu modul HRD (Human Resource Development). Sudah jelas bahwa sebuah perusahaan pasti memiliki karyawan, baik itu perusahaan besar maupun kecil. Yang membedakan hanyalah jumlah dari karyawan yang ada, semakin banyak karyawan yang ada maka akan semakin sulit untuk memantau setiap individu yang ada. Disinilah modul ERP untuk HRD ini berperan.

Faktor yang mempengaruhi implementasi software ERP

Banyak faktor yang mempengaruhi sebuah implementasi software ERP terutama pada rumah sakit khususnya di Indonesia. Faktor-faktor inilah yang akhirnya menyebabkan penerapan software ERP dilakukan secara menyeluruh dalam waktu bersamaan atau dibagi secara bertahap. Bahkan tidak menutup kemungkinan jika sebuah rumah sakit mempunyai tim IT sendiri untuk mengembangkan software ERP mereka sendiri.

Faktor yang menjadi alasan utama tentu saja masalah keuangan. Penerapan software ERP secara menyeluruh dalam waktu yang bersamaan tentu saja memakan biaya yang cukup besar. Kisaran biayanya mulai dari ratusan hingga miliyaran rupiah. Meskipun terlihat mahal, tetapi biaya ini masih lebih murah jika dibandingkan dengan biaya penerapan secara bertahap.

Penerapan secara bertahap terkesan lebih murah tetapi pada kenyataannya lebih mahal karena kita membeli modul secara terpisah bukan satu paket. Tentu saja harga paket akan lebih murah jika dibandingkan dengan harga satuan, hal ini juga biasanya berlaku untuk software. Disamping itu kita juga perlu berulang kali menghubungi perusahaan IT yang menjadi vendor kita untuk melakukan penerapan secara berkala. Hal ini tentu memakan biaya tambahan dan juga waktu lebih lama.

Faktor lainnya yang menjadi pertimbangan adalah masalah dari sumber daya yang ada. Tidak semua orang bisa dengan mudah mengoperasikan sebuah sistem yang baru. Meskipun memang sudah pasti ada tim dari vendor IT kita yang akan membantu dan juga mengajarkan sistem tersebut. Untuk mempelajari hal yang baru sudah pasti akan memerlukan waktu yang cukup, dan hal ini ditakutkan akan mengganggu operasional secara keseluruhan. Maka dalam hal ini penerapan secara berkala memiliki keuntungan jika dibandingkan dengan penerapan secara keseluruhan dalam waktu bersamaan.

Faktor lainnya, bahkan bisa dibilang faktor khusus yang biasanya terjadi di rumah sakit adalah faktor birokrasi. Dalam perusahaan pada umumnya keputusan diambil dari atas tetapi lain halnya dengan rumah sakit. Terkadang untuk memutuskan sesuatu tidak cukup dari atas saja tetapi juga perlunya dukungan dari dokter-dokter senior dan relasi lainnya.

Penutup

Software ERP ini memang sangat bermanfaat di berbagai bidang dan tidak tertutup untuk beberapa jenis perusahaan saja. Banyak manfaat yang bisa diambil oleh berbagai macam bidang usaha, termasuk salah satunya rumah sakit bahkan yang ada di Indonesia. Sesuai dengan tujuannya, software ERP ini akan sangat membantu dan juga mempercepat semua proses-proses yang ada. Bahkan untuk sebuah rumah sakit juga software ERP akan sangat berguna apalagi jika diimplementasikan secara tepat.

Memang sangat disayangkan masih belum banyak rumah sakit yang ada di Indonesia menerapkan software ERP ini. Banyak hal yang menjadi alasan, salah satunya adalah kendala pada keuangan. Meskipun sudah cukup lama software ERP ada di Indonesia, tetapi baru beberapa rumah sakit di kota-kota besar saja yang menggunakannya.

Meski demikian, masih sedikitnya rumah sakit di Indonesia yang menggunakan software ERP tidak melulu merupakan hal yang buruk. Kita dapat melihat sisi positifnya, seperti menyelaraskan SOP (Standard Operating Procedure) yang ada sebelum melakukan implementasi modul-modul yang tersedia. Kita juga bisa memberikan edukasi dini akan pengenalan software ERP berikut modul-modulnya kepada karyawan-karyawan kita sebelum melakukan implementasi. Hal-hal diatas nantinya akan mempercepat dan mempermudah transisi dari software lama yang saat ini diunakan kepada software ERP.

Selain itu seiring berjalannya waktu, kita juga dapat melihat dan memilih vendor-vendor dari perusahaan IT yang mumpuni karena sudah teruji oleh waktu. Karena software ERP ini merupakan sebuah software yang terintegrasi, akan sangat bahaya jika terjadi kesalahan. Diperlukan juga vendor yang dapat dengan tepat mengajarkan cara pengoprasian software atau modul-modul yang ada. Supaya nantinya semua bisa berjalan dengan maksimal sesuai dengan rencana dan membawa dampak positif bagi semua pihak.