Ada banyak alasan mengapa sebuah perusahaan membutuhkan software ERP. Namun, sebelum memutuskan untuk membeli software ERP, pertanyaan yang tak kalah penting adalah kapan waktu terbaik mengimplementasikan software ERP di perusahaan Anda. Saat perusahaan berkembang, baik itu proses bisnis, sumber data, maupun jumlah data yang harus diproses juga akan turut bertambah, dan mengelola semua informasi tersebut akan memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
Anda tentu tidak ingin software ERP yang Anda beli overkill alias melebihi kebutuhan bisnis perusahaan Anda, bukan?
Meskipun tidak ada aturan ‘saklek’ mengenai kapan sebaiknya perusahaan membeli software ERP, namun beberapa tanda-tanda di bawah ini bisa menjadi pertimbangan Anda saat menentukan waktu yang tepat untuk membeli software ERP:
1. Perusahaan Anda menggunakan banyak software berbeda untuk berbagai kebutuhan
Memulai dengan single software atau software tunggal tidak ada salahnya. Selain murah, Anda juga bisa menyesuaikan software yang dibeli dengan kebutuhan perusahaan. Namun, saat bisnis Anda berkembang dan software yang dibeli semakin banyak, proses integrasi data antara software satu dengan yang lainnya akan memakan waktu yang tidak sebentar. Apalagi bagi divisi-divisi berkaitan yang mengolah satu data yang sama.
Bayangkan jika tim Sales Anda memakai satu sistem untuk mencatat penjualan, tapi tim Akunting Anda harus memakai sistem lain untuk mencatat pemasukan. Belum lagi jika inventori dan stok dicatat menggunakan sistem yang berbeda, dan Purchasing dikelola dengan sistem mandiri yang tidak terhubung dengan sistem lainnya. Tanpa data yang akurat dari tim Sales, data inventori bisa jadi tidak terupdate dengan benar.
Sistem yang terpisah tidak saja dapat memperlambat proses bisnis perusahaan Anda dengan proses pengolahan data yang lambat dan transfer data yang tidak akurat, namun juga akan sulit memastikan semua software tetap up-to-date.
Dengan mengimplementasikan software ERP, proses-proses bisnis di perusahaan Anda akan diintegrasi ke dalam satu platform, sehingga tiap departemen dapat mengakses satu database terpusat yang terupdate secara real-time sehingga masing-masing departemen tidak perlu menunggu divisi lain membuat laporan sebelum bisa membuat keputusan. Dengan efisiensi yang dihasilkan oleh software ERP, bisnis Anda pun akan menjadi lebih produktif, yang tentunya akan berpengaruh terhadap profit perusahaan Anda.
2. Anda mulai kesulitan mendapatkan informasi mengenai bisnis Anda
Mengolah informasi dan data adalah pekerjaan yang memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Meskipun Anda bisa menyimpan data di platform seperti Microsoft Excel dan menggunakan sistem lain untuk menganalisis data di kemudian hari, bagi bisnis yang sedang berkembang, sistem ini tidak akan efisien, terutama jika Anda membutuhkan data-data seperti performa dan penjualan untuk membuat keputusan bisnis secara cepat.
Dengan software ERP, eksekutif di perusahaan akan mendapatkan akses langsung ke data penting perusahaan kapan saja, dan membuat keputusan bisnis berdasarkan data yang ada (data-driven decision making). Sementara itu, pegawai-pegawai Anda akan bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka secara lebih efektif dan efisien.
3. Kesulitan mengelola akunting
Seringnya, salah satu tanda perusahaan Andaperlu mengimplementasikan software ERP adalah divisi akunting Anda mulai kesulitan dengan alur kerja yang tidak praktis. Jika pegawai Anda masih harus memproses invoice dan sales order fisik dan harus menghabiskan berjam-jam setiap hari untuk menginput data di dalamnya ke dalam sistem penjualan dan akunting yang berbeda, atau staf akunting Anda membutuhkan banyak waktu untuk memproses data keuangan yang tersebar di banyak sistem dan spreadsheet, software ERP mungkin bisa menjadi jawabannya.
Selain bisa merapikan proses pengolahan pelaporan keuangan melalui satu platform yang terpusat, software ERP juga bisa membuat laporan dibuat dengan lebih akurat, dan lebih mudah diakses kapan saja saat dibutuhkan.
4. Perusahaan Anda kesulitan memenuhi pesanan pelanggan
Tidak dapat dipungkiri bahwa dalam bisnis, konsumen atau pelanggan sangatlah penting. Saat perusahaan kesulitan memenuhi ekspektasi pelanggan karena permintaan yang naik namun gagal dipenuhi oleh perusahaan, misalnya, kompetitor-kompetitor Anda diluar sana tidak akan menunggu lama untuk mengambil alih konsumen Anda.
Sebuah software ERP memungkinkan Anda untuk mengelola dan mengakses data konsumen dalam sebuah database yang terpusat, dilengkapi pula dengan fitur-fitur yang bisa membantu Anda menyelesaikan tugas-tugas seperti melacak inventori hingga mengakses informasi keuangan atau riwayat pembelian dari pelanggan tertentu.
5. Sistem IT di perusahaan Anda sudah semakin rumit dan memakan waktu
Salah satu kekurangan dari beberapa sistem terpisah di dalam satu perusahaan adalah, semakin banyak sistem yang Anda miliki, semakin rumit pula proses pengelolaan IT di perusahaan Anda. Proses kustomisasi, integrasi, dan pemeliharaan semua sistem akan memakan waktu, biaya, dan sumber daya yang tidak sedikit.
Dibanding menambah software baru dan membuat sistem Anda semakin rumit dan tidak efektif, menggantinya dengan software ERP akan merampingkan sistem IT di perusahaan Anda dan meningkatkan efisiensi serta kecepatan untuk merespons kebutuhan bisnis yang berubah dengan cepat.
Cari tahu solusi ERP terbaik untuk bisnis Anda. Hubungi kami.
