Penerapan Sistem ERP Pada Software Kontraktor
Didalam keseharian sekarang, sudah banyak perusahaan yang menggunakan software ERP untuk mendukung segala aktifitas perusahaannya. Terlepas dari bidang apapun juga, software ERP akan sangat bermanfaat apalagi jika digunakan dengan maksimal. Salah satu jenis bidang usaha yang saat ini sedang gencar menggunakan software ERP ini adalah bidang usaha industri konstruksi. Bahkan sudah ada beberapa software ERP yang khusus dibuat untuk bidang usaha industri konstruksi ini dikarenakan kebutuhannya yang lebih khusus.
Dalam sebuah industri konstruksi terdapat beberapa tingkat kerumitan yang tidak ditemukan didalam industri lainnya. Mulai dari jenis proyek yang sangat beragam yang berdampak pada jenis material dan alat yang digunakan. Kebutuhannya untuk melakukan out sourcing dikarenakan permintaan tenaga kerja yang sangat tinggi. Sampai dengan lokasi proyek yang berbeda-beda dan juga berjauhan bahkan sampai berbeda negara.
Dengan alasan yang sangat banyak dan beragam itulah maka ada beberapa perusahaan IT yang berusaha membuat software ERP khusus untuk industri konstruksi. Mereka menciptakan
software ERP ini juga dikarenakan tingginya permintaan dari pihak industri konstruksi sendiri sehingga menciptakan peluang bisnis yang baik. Permintaan yang tinggi ini terjadi dikarenakan oleh orang-orang yang menekuni bidang industri konstruksi ini sudah merasakan atau melihat keuntungan yang ditawarkan. Secara jangka panjang, penerapan software ERP dalam industri konstruksi ini akan membawa dampak positif serta keuntungan yang cukup signifikan.
Perkembangan dalam industri konstruksi
Seiring dengan berjalannya waktu dan perkembangan teknologi pada masa sekarang ini, terjadi beberapa perubahan dalam industri konstruksi. Perubahan atau perkembangan yang dimaksud dalam artikel ini lebih berhubungan dengan teknologi software ERP dan sistem baru yang dibawanya. Memang meskipun diluar atau terlepas dari software ERP, perkembangan lain dalam industri konstruksi juga cukup terlihat bahkan terasa sangat signifikan.
Perkembangan yang paling terasa di era teknologi saat ini sudah pasti adalah perkembangan dalam bidang komunikasi. Semua hal yang berhubungan atau menggunakan komunikasi didalam kesehariannya pasti sudah lebih berkembang. Hal ini juga berdampak cukup besar didalam industri konstruksi. Jika dahulu komunikasi antara setiap orang yang terlibat didalam suatu proyek cukup sulit, tidak lagi halnya pada masa sekarang.
Selain dikarenakan perkembangan smartphone dengan segala aplikasinya yang canggih, software ERP juga berperan banyak terutama dalam sebuah industri. Dengan menggunakan software ERP yang memiliki modul untuk bagian komunikasi semua hal yang berhubungan dengan komunikasi otomatis akan meningkat. Kita bisa dengan rapi melihat bahkan menghubungi setiap kontak yang diperlukan dalam setiap proyek dari sekian banyak proyek yang berlangsung. Tidak itu saja bahkan sekarang sudah ada software ERP yang juga dapat menggubungkan klien dengan orang yang bertanggung jawab atas proyeknya tersebut. Semua itu tersimpan hanya dalam satu software saja sehingga memudahkan kita untuk melakukan pengaksesan.
Perkembangan lainnya yang saat ini juga sedang populer adalah pemanfaatan smartphone untuk digunakan dalam pekerjaan. Hal ini populer dikarenakan hampir setiap orang pada masa sekarang memiliki dan juga menggunakan smartphone didalam kesehariannya. Dengan terhubungnya smartphone dengan software ERP yang terintegrasi dengan banyak hal maka sudah jelas akan meningkatkan produktifitas. Mulai dari peningkatan komunikasi, pelacakan benda, alat bantu pengukuran dan pencatatan hingga sampai dengan kemampuan forecastingnya. Bayangkan semua hal itu dapat diakses dengan satu smartphone, maka secara langsung hal ini akan meningkatkan produktifitas dan efisiensi pekerjaan seseorang.
Hal penting dalam software ERP
Ada setidaknya dua hal penting yang menjadi pertimbangan sebuah industri konstruksi untuk menerapkan sistem ERP pada industri mereka. Software ERP dengan segala sistem yang luar biasa dan dapat memberikan banyak keuntungan itu akan terasa kurang jika tidak ada dua hal ini. Malahan jika kedua hal ini tidak ada maka software ERP hanyalah sebuah software biasa dan bukan sebuah sistem yang terintegrasi.
Hal yang pertama dan paling penting serta menjadi pertimbangan penerapan software ERP tidak hanya dalam industri konstruksi adalah kemampuan integrasinya. Tanpa kemampuan ini, software ERP tidak akan menjadi sebuah sistem melainkan hanya menjadi kumpulan program yang terpisah-pisah. Bayangkan didalam sebuah industri konstruksi, berapa banyak program yang digunakan didalamnya. Hal ini membawa tantangan tersendiri bagi para penggunanya dalam industri ini.
Permasalahan atau tantangan terbesar dari banyaknya software yang digunakan adalah terjadinya penumpukan data. Penumpukan data ini mungkin pada mulanya tidak akan menjadi masalah, tetapi lama kelamaan akan sangat memakan tempat. Belum lagi terjadi masalah ketidakcocokan data, karena adanya data yang tidak diupdate secara bersamaan pada copy data yang lain. Maka dari itulah penerapan sistem ERP ini menjadi sebuah jawaban bagi industri konstruksi untuk dapat menghindari hal semacam ini kembali terulang.
Hal kedua yang menjadi pertimbangan penerapan software ERP dalam sebuah industri konstruksi adalah kemampuannya untuk memprediksi. Forecasting atau kemampuan memprediksi ini dimungkinkan dengan adanya suatu sistem yang sudah terintegrasi sebelumnya. Tanpa adanya sistem tersebut, akan sulit bagi sebuah software untuk melakukan prediksi secara otomatis.
Kemampuan ini sangat penting untuk membantu kita menghindari kerugian-kerugian yang bisa saja terjadi. Apalagi untuk bidang usaha semacam industri konstruksi yang memiliki banyak sekali bahan dan material yang dibutuhkan. Jika terjadi kesalahan dalam memprediksi bahan yang ada bisa saja terjadi over order atau sebaliknya. Hal ini tentu saja akan merugikan baik dari sisi waktu dan juga materi.
Kemampuan yang ditawarkan
Sebuah sistem software ERP tidak hanya menawarkan dua kemampuan penting seperti yang sudah disebutkan diatas saja. Masih ada banyak kemampuan yang ditawarkan oleh software yang sedang populer ini. Bahkan untuk industri konstruksi ada beberapa modul khusus yang menjadi highlight dalam sistem ERP ini.
Kemampuannya dapat kita bagi menjadi tiga bagian besar yang didalamnya terdapat modul-modul penting. Kemampuan yang pertama adalah kemampuan untuk melakukan perencanaan. Hal ini berkaitan erat dengan kemampuan forecasting yang dimiliki sistem terintegrasi dalam software ERP. Untuk kemampuan khususnya dari bagian perencanaan ini adalah kemampuan manajemen proyek yang sudah pernah dibahas pada artikel sebelumnya.
Bagian besar yang kedua yaitu kemampuan dalam masalah keuangan. Keuangan disini tidak hanya menyangkut masalah pemasukan dan pengeluaran saja. Tetapi kemampuan ini, khususnya untuk bidang industri konstruksi adalah bagian pembayaran gaji. Hal ini penting dikarenakan sebuah proyek konstruksi pasti melibatkan banyak pekerja didalamnya. Tidak hanya para pekerja tetap saja, tetapi juga semua pekerja out sourcing yang kita pekerjakan. Sistem ini akan mempermudah perhitungan dan juga pencatatan setiap gaji yang kita bayarkan, baik itu harian, mingguan, dan juga bulanan.
Kemampuannya yang terakhir adalah kemampuan sumber daya, baik sumber daya manusia maupun lainnya. Kemampuan ini ada untuk mencatat dan mengontrol setiap sumber daya yang ada. Segala data sumber daya manusia dan lainnya tercatat dengan rapi dan dapat dengan mudah diakses sehingga memudahkan perencanaan kedepannya. Kemampuan ini juga termasuk pencatatan absensi yang nantinya berhubungan dengan bagian keuangan.
Hal yang harus diperhatikan dalam penerapan sistem ERP
Software ERP memang pasti bermanfaat untuk kita terlepas dari bidang usaha yang kita geluti. Akan tetapi ada beberapa hal yang harus kita perhatikan didalam penerapan system ERP tersebut. Hal ini dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam penerapan sistem ini, bukan keuntungan yang kita dapatkan melainkan kerugian. Bahkan kerugian yang ditimbulkan tidak sedikit, mengingat modal awal dan waktu yang dibutuhkan untuk penerapan sistem ERP ini.
Hal pertama yang harus diperhatikan adalah setiap
software ERP yang ada tidaklah sama. Meskipun pada dasarnya kemampuan yang ditawarkan oleh setiap software ERP akan serupa satu dengan yang lainnya. Kita perlu mencari software ERP yang memang dikhususkan untuk bisnis kita, dalam hal ini industri konstruksi. Hal ini dikarenakan setiap bidang usaha yang memiliki kebutuhan khususnya masing-masing, jadi diluar sana sudah banyak diciptakan software ERP dengan kemampuan dasar dan khususnya masing-masing.
Hal kedua yang harus diperhatikan adalah masalah waktu penerapan sistem ERP tersebut. Banyak hal yang menjadi pertimbangan dalam kapan waktu terbaik untuk menerapkan sistem ini. Salah satu yang terpenting adalah dana atau modal yang kita punya. Jangan terburu-buru untuk menerapkan sistem ini karena dibutuhkan modal yang cukup besar dan perhitungan yang matang sebelumnya. Kesiapan karyawan kitapun perlu diperhatikan, karena dibutuhkan waktu yang cukup untuk bisa menggunakan sistem ini secara maksimal.
Pertimbangan ketiga yang perlu kita perhatikan adalah siapa vendor IT penyedia jasa layanan yang akan kita pakai. Hal ini sangat penting, karena uang yang terlibat didalamnya tidaklah sedikit, belum dibutuhkan waktu hubungan yang cukup panjang. Jadi perlu kita pastikan bahwa vendor IT yang kita pakai itu terpercaya dan dapat bekerja sama dalam waktu yang cukup lama. Memang selalu tersedia opsi untuk mengembangkan sendiri software ERP yang kita inginkan melalui tim IT yang kita punya. Pada akhirnya kita perlu memastikan bahwa itu adalah pilihan investasi yang tepat sebelum kita memutuskan membuat sendiri atau meminta bantuan pihak luar.
Kesimpulan
Penerapan sistem software ERP ini pada dasarnya adalah untuk menggabungkan setiap bagian yang ada. Menghilangkan setiap batas antara satu software dengan software lainnya, sehingga semuanya menjadi terhubung. Dengan demikian semua akan menjadi satu sistem yang terintegrasi dengan baik sehingga menghasilkan suatu hasil yang maksimal. Sistem ini juga terus mengikuti jaman dan memanfaatkan teknologi seperti smartphone untuk lebih memaksimalkan hasil yang didapat.
Sistem software ERP ini sebenarnya tidak hanya berlaku khusus untuk industri konstruksi saja. Masih banyak industri lain yang dapat didukung dengan adanya teknologi ERP ini. Kita hanya perlu mencari software ERP yang memang dibuat khusus untuk bidang industri yang kita kerjakan. Yang terakhir dan tidak kalah pentingnya adalah kita perlu mencari vendor IT yang terpercaya untuk menangani kebutuhan IT perusahaan kita case by case.
