Sistem Manajemen Persediaan (Inventory) dan Manfaatnya

Sistem Manajemen Persediaan (Inventory)

Mengenal Apa Itu Manajemen Persediaan (Inventory)

Sistem manajemen persediaan (inventory) atau sistem manajemen pergudangan mungkin terdengar sedikit asing ditelinga kita. Mungkin sebagian dari kita pernah mendengar tentang hal ini sebelumnya tetapi kurang memahaminya. Bahkan mungkin sebagian dari kita tahu dan sudah menggunakannya di dalam keseharian bisnis yang kita jalani. Apapun kemungkinannya, mari kita melihat sistem manajemen inventory ini lebih baik dan bagaimana hal ini bisa membawa manfaat untuk bisnis yang kita tekuni.

Secara singkat, sistem manajemen inventory ini adalah sebuah software yang mengatur sistem dari sebuah penyimpanan barang. Software ini berguna untuk membantu kita untuk mengecek setiap barang yang ada berikut hal-hal yang berkaitan dengan pemesanan, penjualan dan juga pengiriman. Sebenarnya dalam pemanfaatannya sehari-hari, software ini sudah tidak asing lagi apalagi pada bidang usaha manufaktur dan juga sangat membantu pada bidang usaha lainnya. Mungkin jika kita mendengar kata barcode atau jaman sekarang sudah berkembang menjadi QR code, kita akan lebih memiliki bayangan tentang apa yang dimaksud dengan sistem manajemen inventory ini.

Sejarah singkat mengenai sistem manajemen inventory yang sebenarnya sudah dimulai sejak tahun 1970an. Sekitar tahun 1974 Universal Product Code atau yang disingkat menjadi UPC diperkenalkan dan mulai dipakai oleh para pembisnis terutama pada bidang retail. UPC ini merupakan sebuah sistem barcode yang memiliki kesamaan atau universal sehingga orang-orang yang menggunakan sistem barcode lebih dipermudah. Mereka tidak perlu lagi untuk membeli beberapa barcode scanner yang berbeda dikarenakan barcode yang hanya compatible dengan satu barcode scanner saja.

Seiring dengan perkembangan jaman, komputer mulai populer dan menjadi jawaban atas kebutuhan tempat penyimpanan data dari barcode yang ada. Pada masa itu orang-orang mulai meninggalkan pencatatan inventory secara manual (ditulis tangan) dan mulai beralih dengan memasukan semua data ke komputer. Pada sekitar tahun 2000 barulah semua sistem menjadi lebih otomatis, orang-orang bahkan tidak perlu lagi mengetik data informasi secara manual. Semua bisa selesai dengan hanya men-scan barcode yang sudah tertera pada barang tersebut.

Fungsi dari sistem manajemen persediaan (inventory)

Ada beberapa fungsi yang ditawarkan oleh sistem manajemen inventory ini seiring dengan perkembangannya dari tahun ke tahun. Yang paling pertama dan paling mendasar tentu saja kemampuannya untuk melakukan barcoding. Sistem barcode yang ada juga sudah sangat berkembang, jadi anda tidak perlu membayangkan barcode serupa yang dipakai pada jaman dahulu. Teknologi “barcoding” yang sedang populer belakangan ini adalah QR code dan juga Radio-Frequency Identification atau yang disingkat menjadi RIFD.

Radio-frequency identification (RFID) adalah sebuah teknologi yang memanfaatkan elektromagnetik sebagai dasar untuk mencari dan mendata suatu barang. Biasanya barang tersebut akan memiliki tag yang berfungsi sebagai penyimpanan data dan beroprasi menggunakan batre. Dengan menggunakan RFID ini, kita tidak perlu lagi menempelkan barcode scanner dengan barang tujuan, karena RFID scanner bisa bekerja dari jarak jauh. Sedangkan untuk QR code sendiri menjadi populer karena kemudahannya yang bisa diakses dari smartphone, dimana hampir semua orang memilikinya. Jadi kita tidak perlu lagi mengeluarkan biaya awal sebagai modal untuk membeli scanner baik barcode maupun RFID.

Fungsi yang kedua dari sistem manajemen inventory ini adalah fungsi pengecekan barang. Barcoding tadi adalah fungsi untuk menyimpan data dari setiap barang yang ada yang kemudian ditujukan untuk pengecekan barang ini. Kita dapat mengecek setiap barang yang ada, baik jumlah barang yang ada digudang misalnya sampai dengan barang yang sedang dalam perjalanan pengiriman.

Fungsi yang ketiga yang ditawarkan oleh sistem manajemen inventory ini adalah fungsi forecasting. Melalui fungsi ini sistem dapat memberitahukan kita jika akan terjadinya kelebihan penumpukan barang dan juga kekurangan barang. Bahkan untuk barang-barang yang memiliki tanggal kadarluarsa, sistem ini juga sanggup memberitahu jika suatu barang akan melampaui batas tanggal kadarluarsanya. Selain itu juga, jika kita menggunakan sistem manajemen inventory yang terintegrasi seperti ERP, maka pemesanan barang dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem.

Manfaat sistem manajemen persediaan (inventory)

Setelah tadi diatas kita membahas mengenai perkenalan singkat mulai dari sejarah hingga fungsi dari sistem manajemen inventory , kita akan membahas manfaatnya sekarang. Ada beberapa manfaat yang secara umum dapat dinikmati oleh hampir setiap bidang bisnis yang ada jika kita menerapkan sistem manajemen inventory ini. Kita lihat dari fungsi yang pertama yaitu barcoding, apa manfaat dari barcoding tersebut? Manfaat dari barcoding ini sudah jelas yaitu kerapihan data yang ada dan berujung pada peningkatan efisiensi.

Coba kita bayangkan apabila semua proses pencatatan data itu dilakukan secara manual, pasti akan sangat membuang waktu dan juga tenaga. Disamping itu juga kita perlu tenaga kerja lebih untuk melakukan pendataan yang berarti ada biaya lebih lagi. Belum jika terjadi kesalahan akibat human error, berapa besar kerugian yang akan kita tanggung. Untuk menghindari itu semua maka diciptakanlah sistem manajemen inventory ini.

Manfaat yang kedua yaitu dari fungsi pengecekan barang. Dengan sistem pengecekan barang yang lebih otomatis, maka setiap barang akan lebih terpantau. Kita bisa tahu berapa jumlah barang yang tersedia, letak barang tersebut dimana, kapan masa kadarluarsa suatu barang, bahkan sampai proses manufacturing barang juga dapat kita pantau. Selain itu kita juga bisa memantau proses pengiriman suatu barang mulai dari pengambilan, pengepakan sampai pengiriman bahkan untuk dibanyak lokasi sekaligus. Hal ini sekali lagi juga berujung pada peningkatan efisiensi tenaga, waktu dan sumber daya yang pada akhirnya meningkatkan keuntungan kita.

Manfaat yang ketiga bisa dilihat dari fungsi forecasting. Seperti yang sudah dibahas diatas, fungsi ini untuk mengira-ngira dan memberikan saran sesuai dengan keadaan barang yang ada. Manfaatnya terasa terutama untuk bidang penjualan barang yang memiliki tanggal kadarluarsa yang singkat. Selain itu, jika sistem manajemen inventory ini terintegrasi dengan ERP maka bagian sales bisa mencegah terjadinya miss communication kepada konsumen. Data inventory akan di-update secara real time sehingga tim penjual dapat menawarkan barang tanpa perlu repot mengecek stok barang.

Contoh penggunaan sistem manajemen pergudangan (inventory)

Kita akan melihat beberapa contoh penggunaan sistem manajemen inventory pada beberapa bidang usaha. Hal ini dilakukan supaya kita bisa lebih memahami dan membayangkan bagaimana sebuah sistem manajemen investasi bekerja dalam suatu industri. Bidang usaha pertama yang akan kita bahas adalah bidang usaha manufaktur. Sudah jelas dengan adanya sistem manajemen investasi ini akan sangat membantu setiap proses yang ada.

Hal yang signifikan adalah kemampuannya untuk melacak setiap barang atau materi yang akan digunakan. Setiap barang akan terdata mulai dari proses awal kedatanangan hingga tahap demi tahap proses pembuatannya. Bahkan setelah proses pembuatan selesai, kita bisa memantau penyimpanan sampai dengan pengirimannya kepada konsumen. Selain itu sistem ini juga dapat melakukan pemesanan kembali barang atau materi yang digunakan menurut pengaturan yang kita buat.

Bidang usaha lainnya yang bisa kita lihat mendapatkan manfaat yang cukup signifikan adalah bidang usaha retail. Hal ini sudah jelas mengingat sistem ini dikembangkan salah satunya untuk mendukung bisnis retail pada mulanya. Sistem ini akan mempermudah setiap proses permintaan barang dari setiap toko yang ada sampai dengan pelacakan pengiriman barang ke setiap tempat. Ditambah dengan adanya forecasting yang mempermudah toko untuk menghindari kekosongan barang akibat salah memprediksi.

Jika dua bidang usaha tadi dirasa terlalu spesifik, maka ada satu hal yang cukup universal dan biasa terdapat hampir disegala bidang usaha. Contoh lainnya yaitu penggunaan sistem manajemen inventory untuk gudang. Hampir setiap jenis usaha pasti memiliki gudang penyimpanan, entah itu usaha barang ataupun jasa.

Untuk bidang usaha barang atau produk sudah jelas penggunaan sistem ini seperti yang dicontohkan diatas. Sedangkan untuk bidang usaha yang lebih berfokus pada jasa bisa menggunakan sistem ini untuk memantau setiap barang yang mendukung usaha jasa tersebut. Contoh simpelnya seperti perusahaan travel, meskipun lebih bergerak pada bidang jasa, tetapi mereka pasti mempunyai inventaris pendukung. Bolpoin, kertas, tag dan lain sebagainya tetap harus didata dengan baik untuk mencegah kerugian.

Keuntungan sistem manajemen persediaan (inventory) ERP

Ada beberapa keuntungan yang bisa kita peroleh dengan menggunakan sistem ERP yang terintegrasi dengan sistem manajemen inventory ini. Keuntungan yang pertama yaitu pengeluaran yang lebih kecil jika dibandingkan sebelum menggunakan sistem ini. Dengan sistem ini kita bisa memotong biaya sumber daya manusia yang harus dikeluarkan untuk mengelola masalah inventory . Disamping itu juga biaya komunikasi, pemantauan lokasi dan ruang penyimpanan akan berkurang secara signifikan.

Keuntungan yang kedua yaitu kita akan memiliki data yang selalu up to date. Dengan sistem yang terintegrasi, maka setiap perubahan yang terjadi akan langsung tersimpan di pusat data. Hal ini memungkinkan kita yang memiliki akses untuk bisa mengetahui secara real time jumlah dan juga kondisi barang terkini. Semua bisa dilakukan dengan cepat tanpa kita perlu mendatangi atau melihat satu persatu barang yang ada.

Disamping keuntungan yang disebutkan diatas, masih ada keuntungan lainnya jika kita menggunakan sistem yang terintegrasi seperti ERP. Memang untuk bisa menggunakan suatu sistem semacam ini kita memerlukan modal yang cukup besar. Hal ini bukanlah persoalan yang sulit untuk kelas usaha besar, tetapi untuk kelas menengah kebawah diperlukan pertimbangan matang. Selain biaya awal yang cukup besar, penerapan sistem semacam ini juga memerlukan waktu yang cukup lama. Tergantung dari perusahaan dan vendor IT yang ada, tetapi biasanya penerapannya bisa berlangsung dalam hitungan bulan bahkan tahun.

Terlepas dari semua kendala awal yang ada, penerapan sistem ERP ini akan membawa keuntungan bagi kita pada akhirnya. Keuntungan yang didapat memang tidak akan terasa secara langsung, melainkan secara bertahap seperti halnya kebanyakan investasi. Jika dapat disimpulkan dengan satu kata, maka semua keuntungan yang didapat berpusat pada peningkatan “efisiensi”. Efisiensi dari sisi waktu, tenaga, uang dan juga sumber daya manusia yang pada akhirnya memberikan keuntungan bagi bisnis kita.