Software ERP Indonesia (Pt.2)

Software ERP adalah suatu software yang sedang meningkat popularitasnya dikalangan para pembisnis Indonesia karena kemampuannya. ERP sendiri merupakan akronim dari Enterprise Resource Planning. Secara singkat software ERP ini diciptakan untuk membantu dan meningkatkan produktifitas suatu bisnis dalam suatu perusahaan. Untuk pembahasan lebih dalam mengenai apa itu software ERP, dapat dilihat dalam artikel sebelumnya.

 

 

Apakah kita membutuhkan software ERP?

Memang betul untuk kita dapat terus berkembang, kita harus terus belajar dan mengikuti trend yang ada. Tentu saja sebagai seorang pembisnis kita tidak akan serta merta mengikuti trend hanya karena itu sebuah trend. Kita harus benar-benar mengetahui trend tersebut dan apa keuntungan yang ada didalamnya. Software ERP juga tidak terkecuali, ada baiknya kita melihat beberapa hal ini sebelum anda memutuskan untuk mengaplikasikan software ini kedalam bisnis anda.

Hal pertama yang kita harus perhatikan adalah software-software yang selama ini kita gunakan. Hal yang perlu kita perhatikan bukan cuma apakah software tersebut sudah tua dan ketinggalan jaman, tapi apakah seluruh software tersebut terkoneksi. Penting untuk kita sadari bahwa suatu sistem yang terkoneksi dan terintegrasi dengan baik akan meningkatkan efektifitas kerja.

Hal yang kedua yang juga berkaitan dengan hal yang pertama adalah kita menghabiskan terlalu banyak waktu dalam mencari infomasi. Informasi yang ada dikelola oleh software atau program yang berbeda untuk tiap bagian dan menyebabkan kita membuang waktu kita dalam mencarinya. Hal ini juga dapat mengurangi efektifitas kerja sama dalam tim yang ada untuk membagikan informasi kepada satu sama lain.

Masih bersangkutan dengan hal yang diatas, yang ketiga adalah kita mengalami kesulitan dalam pengecekan. Pengecekan disini bukan hanya terbatas pada inventaris barang saja, tapi juga data-data yang menyangkut dalam sumber daya manusia atau SDM. Padahal pengecekan berkala itu penting dan dapat memakan banyak waktu jika kita tidak memiliki sistem yang terintegrasi dengan baik.

Akibat dari sistem yang tidak terintegrasi dengan baik

Banyak sekali hal negatif yang bisa terjadi jika sistem yang kita gunakan tidak terintegrasi dengan baik. Memang sepertinya hal ini tidak terlalu memberikan efek yang berarti pada bisnis yang sedang kita jalankan, tapi dalam jangka panjang ada hal-hal yang seharusnya bisa kita tingkatkan. Bahkan ada beberapa akibat yang sebenarnya bisa kita hindari jika kita lebih memperhatikan sistem yang ada.

Kita akan kesulitan dalam mengakses data-data yang kita butuhkan. Mungkin data yang kita butuhkan itu sangat penting dan dari sana kita akan mengambil keputusan penting. Hal ini dapat terjadi jika kita tidak memiliki suatu sistem yang rapi dan mudah untuk diakses dari manapun seperti software ERP. Karena terkadang kita tidak melulu ada di kantor, sedangkan kita hanya dapat mengakses informasi dari kantor saja.

Kitapun akan menghadapi kesulitan dalam hal meng-update informasi yang ada. Di jaman yang serba cepat ini kita perlu terus ter-update dengan apa yang ada dan berkaitan dengan kita terutama bisnis kita. Bagaimana jadinya apabila misalkan divisi a meng-update suatu informasi penting dan kita telat dalam mengetahuinya padahal informasi tersebut sangatlah penting dan dibutuhkan langsung. Lebih parahnya lagi hal ini terjadi karena kita kesulitan mengakses informasi tersebut, entah itu karena kekurangan waktu sebab program memerlukan banyak waktu dalam memproses informasi yang tidak terintergrasi dengan baik, atau kita yang sedang diluar kantor dan tidak dapat mengakses informasi tersebut kapanpun dan dimanapun.

Tidak hanya kita, tim kitapun terpengaruh

Hal lainya yang dapat terjadi adalah kurangnya efektifitas kerja. Mungkin kita melihat bahwa tim kita menghabiskan banyak waktu untuk suatu pekerjaan yang kita tahu bahwa sebenarnya pekerjaan itu dapat dibuat otomatis. Hal ini tentu saja dapat mengurangi produktifitas dan efektifitas kerja secara keseluruhan.

Dari hal-hal diatas kita dapat menarik kesimpulan bahwa banyak hal negatif yang bisa terjadi oleh hanya karena suatu sistem yang kurang baik. Kita dapat melihat sebenarnya hal-hal diatas dapat dicegah atau ditingkatkan jika kita mempunyai suatu sistem yang rapi dan terintegrasi. Maka dari itu software ERP ini dikembangkan dan telah menjadi kebutuhan dalam bisnis dunia modern seperti sekarang ini. Di era yang serba cepat ini pastikan kita juga cepat dan efektif agar tidak tertinggal.

Contoh penggunaan software ERP

Penggunaan software ERP didalam bisnis suatu perusahaan cukup luas. Program ini dapat mencakup banyak hal yang berhubungan dengan teknologi. Bahkan program ini dapat menggantikan beberapa cara manual tradisional yang mungkin masih dilakukan oleh beberapa perusahaan.

Penggunaan software ERP ini dapat dibagi kedalam beberapa kategori. Contoh-contoh penggunaan software ERP ini adalah dalam hal:

  • Perencanaan produk
  • Pembelian bahan
  • Pengontrolan inventaris
  • Pendistribusian
  • Penjualan
  • Promosi
  • Keuangan
  • Accounting
  • Pengelolaan sumber daya manusia

Hal ini sudah disebutkan didalam artikel sebelumnya mengenai apa itu software ERP, sebagai perkenalan untuk mengenal software ERP lebih jauh. Pada artikel tersebut, dibilang bahwa kategori atau modul yang ada dalam software ERP ini dapat digabungkan fungsinya sesuai dengan kebutuhan.

Contoh sederhana penggunaan modul ini misalkan pembelian bahan, perencanaan produk dan pendistribusian. Dalam suatu proses produksi tentu saja kita memerlukan bahan untuk diolah atau diproduksi, jadi proses pertama ini menggunakan modul pembelian bahan. Di dalam modul ini dapat tersimpan bahan apa yang dibeli, kapan pembelian dilakukan, dari siapa bahan ini dibeli, jumlah barang yang tersedia dan lain sebagainya.

Setelah pembelian bahan selesai, barulah kita masuk kedalam perencanaan produk. Seperti yang bisa kita lihat bahwa dua hal ini berkaitan satu dengan yang lainnya. Di dalam modul ini kita bisa mengetahui produk apa saja yang akan diproduksi, kapan produksi dimulai, kapan produksi selesai, apakah ada kecacatan dalam produksi dan lain sebagainya.

Proses selanjutnya adalah proses pendistribusian. Dalam pendistribusian kita harus tahu produk apa saja yang telah siap untuk didistribusikan dan hal ini berkaitan erat dengan modul perencanaan produk. Alamat pendistribusian, jumlah produk yang akan didistribusikan, kepada siapa produk tersebut akan didistribusikan dan lain sebagainya dapat termasuk kedalam modul pendistribusian.

Kesimpulan dari contoh penggunaan

Dari contoh diatas kita dapat melihat bagaimana suatu proses saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Untuk mencapai pendistribusian saja setidaknya diperlukan 3 proses, sekarang bayangkan kalau ketiga proses yang berkaitan itu memiliki sistem masing-masing dan terpisah. Pasti hal ini akan menyebabkan proses yang kurang efektif dan akan berujung pada kurangnya pemasukan dari bisnis tersebut.

Untuk menjawab masalah tersebut, maka muncullah software ERP ini. Program-program yang ada di dalam modul saling terintegrasi satu dengan lainnya. Jadi dari 3 proses yang ada tadi, semuanya saling berhubungan dengan satu pusat data yang sama. Hal ini akan sangat membantu di dalam keseluruhan proses yang ada, baik dari awal proses, pengecekan hingga sampai ke proses akhir. Semua divisi yang terlibat dapat melihat dan mengecek setiap prosesnya sehingga dapat meminimalisir resiko yang ada dan memberikan hasil yang terbaik.

Keuntungan menggunakan software ERP

Setelah diatas tadi kita bahas mengenai dampak negatif yang dapat kita terima dari kurangnya sistem yang terintegrasi, sekarang kita akan membahas mengenai keuntungannya. Mungkin sebagian dari kita sudah bisa menebak apa saja keuntungan yang didapat jika kita mengimplementasikan software ERP ini. Keuntungan yang didapat tidak hanya untuk para business leader saja, tetapi juga untuk tim dan operasional secara keseluruhan.

Keuntungan untuk para Business Leader

Software ERP ini memungkinkan untuk para business leader melihat dan mengontrol secara langsung informasi yang ada. Hal ini dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja sehingga para pemimpin ini mempunyai keleluasaan dalam menjalankan bisnisnya. Tentu saja hal ini juga dapat mempengaruhi setiap keputusan yang diambil, dengan mudahnya akses kita dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat.

Tidak hanya itu, software ERP ini juga dapat membantu para business leader untuk mengecek secara langsung semua barang yang ada. Mungkin saja dulu hal ini sangat sulit dilakukan, apalagi untuk perusahaan multi nasional. Jaman dahulu kita harus mengontak satu persatu cabang yang ada dan menanyakannya masing-masing, tapi dengan sistem ini semua menjadi lebih mudah.

Jika seorang business leader mempunyai akses secara langsung dan cepat, akan ada banyak hal yang dapat ia manfaatkan. Salah satunya adalah mengidentifikasi masalah dengan cepat yang berujung pada penanggulangan yang cepat pula. Hal ini dapat meminimalisir setiap resiko yang ada dan yang akan terjadi jika dibiarkan berlarut-larut.

Seize the opportunity! Di jaman yang serba cepat ini ada banyak kesempatan yang bisa kita dapatkan jika kita bergerak cepat. Dengan adanya sistem yang terintegrasi dengan baik akan membuat para business leader bergerak cepat dalam mengambil kesempatan yang ada. Karena waktu adalah komoditas mahal, terlambat satu detik saja maka kesempatan dapat hilang.

Keuntungan untuk tim dan operasional secara keseluruhan

Sudah pasti hal pertama yang akan dirasakan oleh tim yang bekerja dengan software ERP adalah keringanan beban kerja. Hal ini terjadi karena beban kerja mereka yang sebelumnya harus dilakukan secara manual sekarang menjadi otomatis. Akan ada sistem yang mengatur dan membuat banyak hal menjadi lebih cepat dan efisien. Mereka (tim kita) akan mempunyai lebih banyak waktu dan tenaga yang bisa difokuskan untuk hal lainnya.

Mereka juga bisa lebih berkembang dengan adanya software ERP ini. Ketika mereka mempunyai lebih banyak waktu, energi dan informasi, mereka akan berkembang dengan cepat. Bukan tidak mungkin mereka bisa mempunyai ide-ide baru yang akan membawa perubahan besar dalam bisnis.

Kerjasama yang lebih baik juga akan tercipta dengan adanya sistem ini. Tim-tim yang ada akan lebih mudah berkolaborasi karena mereka mempunyai satu sumber data yang sama. Dengan adanya satu sumber data ini maka dapat meminimalisir kekeliruan atau kesalahan informasi dan komunikasi. Hal ini akan membuat kerjasama antara tim lebih efektif, cepat dan efisien.

Dari hal-hal diatas kita dapat melihat bahwa adanya peningkatan secara besar didalam tim-tim yang ada. Hal ini dimungkinkan berkat adanya suatu sistem yang terintegrasi yaitu software ERP. Tentu saja jika efektifitas kerja semua tim yang ada meningkat, sudah dapat dipastikan juga bahwa produksi pasti akan meningkat. Peningkatan produksi ini juga pada akhirnya akan membawa keuntungan yang lebih untuk perusahaan kita.