Software ERP Indonesia (Pt.5)

Masih menyambung  dari artikel sebelumnya, pada artikel kali ini kita masih akan membahas mengenai software ERP berbasis cloud. Pada artikel sebelumnya kita membahas terlebih dahulu mengenai teknologi cloud itu sendiri. Sekarang pada artikel kali ini kita akan langsung masuk kepada software ERP berbasis cloud.

 

 

Ada beberapa hal yang perlu kita tahu sebelum kita menggunakan teknologi dari software ERP berbasis cloud. Seperti pada umumnya, sesuatu yang ada pasti memiliki sisi baik dan sisi buruknya masing-masing, tidak terkecuali software ERP dengan teknologi cloud ini. Sisi baik dari software tersebut bisa kita artikan sebagai keuntungan yang kita terima ketika kita mengimplementasikannya pada bisnis kita. Sedangkan sisi buruk disini dimaksudkan lebih kepada kekurangan software ERP berbasis cloud jika dibandingkan dengan software ERP on premise.

Jika kita baca dalam artikel sebelumnya di situ disebutkan bahwa software ERP berbasis cloud ini merupakan bagian dari SaaS. SaaS atau software as a service merupakan salah satu kemampuan dari cloud computing dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan di masa sekarang. Dengan mengunakan SaaS ini kita tidak lagi memerlukan untuk memiliki hardware dan software secara langsung. Kita juga akan lebih leluasa untuk menggunakan setiap software yang kita sewa dari mana saja selama kita terkoneksi dengan internet.

Beberapa kelebihan yang ditawarkan oleh software as a service ini juga merupakan nilai jual utama dari software ERP berbasis cloud. Pada dasarnya perbedaan yang paling besar antar software ERP berbasis cloud dengan software ERP on premise adalah dimana software disimpan. Bisa kita bilang bahwa software ERP berbasis cloud ini adalah gabungan dari teknologi software ERP dengan teknologi cloud computing. Semua hal ini ada tentu saja karena untuk menjawab kebutuhan dunia bisnis yang semakin cepat dan berkembang dengan pesat.

Keuntungan menggunakan software ERP berbasis cloud

Berikut ini adalah keuntungan yang bisa kita dapat jika kita memilih untuk menggunakan software ERP berbasis cloud:

  • Tidak perlu modal awal yang besar

Dalam setiap bisnis yang akan dibangun tentu memerlukan sejumlah besar uang sebagai modal. Modal ini kita pakai untuk berbagai macam hal seperti menyewa tempat, membeli inventaris, membayar gaji dan sebagainya. Software ERP sendiri termasuk sebagai sarana pendukung awal yang cukup vital untuk sebuah bisnis dan juga merupakan investasi jangka panjang.

Jika kita memiliki modal yang cukup besar tentu saja kita tidak akan kesulitan untuk menginstalasi software ERP on premise. Untuk para pemilik modal yang menengah tapi tetap ingin berinvestasi, maka software ERP berbasis cloud ini menjadi solusinya. Kita tidak perlu memusingkan soal hardware yang cukup memakan biaya untuk mengoprasikan software ERP tersebut karena semua sudah disediakan vendor. Untuk softwarenya sendiri kita bisa membayar per bulan tanpa harus membeli langsung lisensi penuh atas software tersebut. Mulai dari hardware, software dan juga pemeliharahan semua kita bisa sewa dan bayar per bulan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan.

  • Mengurangi biaya IT support

Seperti yang sudah sempat disinggung di atas, hardware, software dan juga pemeliharan dapat kita sewa per bulan. Hal ini juga tentu saja mengurangi biaya tenaga IT untuk mengurus hardware dan software jika dibandingkan dengan on premise. Kita juga dapat menghemat waktu kita dalam mencari tenaga IT yang ahli untuk menanganinya. Semua sudah disediakan oleh vendor yang kita sewa untuk mengurus software ERP berbasis cloud yang kita pakai.

  • Mengurangi biaya update

Tentu saja setiap software yang kita pakai akan menerima update pada satu waktu tertentu. Biasanya update yang diberikan tidaklah gratis dan harganya terkadang cukup mahal pula. Dengan menggunakan jasa software ERP berbasis cloud ini, biaya tersebut dapat ditekan. Biaya update yang ditekan tidak hanya biaya update software semata, tetapi juga biaya update hardware untuk bisa mengoprasikan software tersebut.

Software ERP berbasis cloud juga membawa dampak lain

Di atas sudah disebutkan beberapa keuntungan yang kita dapatkan jika kita menggunakan software ERP berbasis cloud. Jika kita lihat, semua keuntungan itu berkaitan dengan biaya, biaya berkurang dengan adanya jasa software ERP berbasis cloud ini. Tetapi lewat software ini juga kita bisa merasakan dampak yang lain dari penggunaannya secara langsung maupun tidak langsung. Beberapa dampak yang dibawa oleh software ERP berbasis cloud ini adalah sebagai berikut:

  • Membayar hanya yang kita perlukan

Kita hanya perlu membayar sesuai dengan kebutuhan kita tanpa harus membuang uang lebih. Uang lebih tersebut dapat kita alokasikan kepada sektor lain untuk mengembangkan bisnis kita.

  • Tagihan bulanan yang pasti

Memang terlihat kurang mengenakan dengan adanya tagihan bulanan, tapi software ini kita perlukan sebagai investasi bisnis kita. Dengan adanya tagihan yang pasti, kita bisa mengatur keuangan dengan lebih mudah.

  • Dapat disesuaikan dengan perkembangan perusahaan

Segala fasilitas yang ada dapat kita sesuaikan dengan mengikuti setiap tahap dalam perkembangan bisnis yang kita jalankan. Mendukung poin pertama, kita gunakan fasilitas atau kemampuan software yang sesuai dengan yang kita butuhkan saja.

  • Dapat diakses dari mana saja lewat internet

Meskipun on premise ERP dapat menawarkan hal serupa, tetapi ini bukanlah fungsi utama dari software on premise ERP tersebut. Sedangkan dalam software ERP berbasis cloud, ini sudah menjadi fungsi dasar dari software karena segala sesuatunya diakses melalui internet/cloud.

  • Adanya back up plan kalau terjadi sesuatu

Keamanan juga merupakan salah satu faktor penting dalam bisnis, tidak terkecuali keamanan data dan software yang kita pakai. Dengan menyewa jasa sebuah vendor cloud computing, keamanan sudah pasti mereka tawarkan, jadi kita tidak perlu lagi pusing untuk mengaturnya.

  • Lebih cepat dalam penerapannya

Jika kita menyewa jasa vendor software ERP berbasis cloud, kita tidak perlu menunggu lama untuk bisa langsung menggunakannya. Lain halnya dengan on premise yang memerlukan waktu yang cukup lama mulai dari instalasi sampai pada akhirnya bisa kita gunakan.

Kekurangan dalam Software ERP berbasis Cloud

Jika tadi kita sudah membahas kelebihan yang kita terima dari software ERP berbasis cloud, maka sekarang kita akan membahas kekurangannya. Meskipun berkembang dengan pesat, teknologi cloud dan juga ERP masih tidak mampu mengcover seluruh area yang dimilikinya. Masih ada beberapa kekurangan yang dimiliki oleh software ERP berbasis cloud ini apalagi jika kita bandingkan dengan on premise ERP. Memang teknologi ini masih terbilang baru dan masih memiliki ruang yang sangat luas untuk berkembang.

Hal pertama yang menjadi kekurangan dalam software ERP berbasis cloud ini adalah lemahnya kontrol admin. Jika dalam on premise kita memiliki seorang admin yang bertugas mengatur jalannya software, lain dengan penggunaan cloud. Dalam penggunaan cloud, hampir segala sesuatunya diatur oleh vendor sebagai penyedia jasa, inilah yang menjadi keuntungan dan juga kelemahannya. Kita masih memungkinkan untuk memiliki admin, tetapi kontrol sorang admin tersebut akan sangat jauh berkurang, tidak banyak yang bisa dilakukan.

Kekurangan yang kedua adalah kurangnya kemampuan kita untuk menyesuaikan dalam implementasi software ini. Terkadang kita harus menyesuaikan software yang kita sewa dengan software yang sudah berjalan dalam perusahaan kita. Hal ini tentu saja akan lebih mudah jika kita menggunakan on premise ERP karena kita mengatur segalanya sendiri. Jika kita menggunakan jasa pihak ketiga, dalam hal ini vendor penyedia jasa tentu saja fleksibilitas pengaturan kita akan jauh berkurang.

Yang ketiga adalah masalah keamanan. Jika keaman tadi termasuk dalam keuntungan yang kita terima, hal ini juga bisa menjadi boomerang untuk kita. Kita akan sangat tergantung dari keamanan yang disediakan oleh vendor sebagai penyedia jasa. Hal ini tentu saja terkadang membuat sebagian orang khawatir akan keamanan data yang dimiliki.

Masih berkaitan dengan yang kedua, kekurangan yang terakhir adalah masalah kompabilitas. Terkadang kita ingin menambahkan software lain seiring dengan perkembangan bisnis. Tetapi tidak semua software yang ada compatible satu dengan yang lainnya. Hal ini juga yang menjadi masalah dengan cloud ERP.

Pilihlah yang terbaik

Jika kita lihat dengan lebih teliti lagi, software ERP berbasis cloud ini cocok untuk bisnis atau perusahaan kecil dan menengah. Modal awal yang dimiliki oleh perusahaan sejenis ini biasanya tidak terlalu besar maka dari itu cocok untuk menggunakan cloud ERP. Selain itu cloud ERP ini juga cocok untuk perusahaan baru atau yang biasa kita sebut sebagai start up business. Mereka belum memiliki sumber daya dan juga pengalaman yang cukup, sehingga bisa memanfaatkan secara penuh software ERP berbasis cloud ini.

Sedangkan untuk perusahaan besar atau bisnis dengan modal yang cukup kuat bisa memilih menggunakan on premise ERP dibandingkan cloud ERP. Memang ada beberapa keuntungan yang ditawarkan oleh cloud ERP, tetapi hal itu bukanlah suatu yang signifikan untuk perusahaan besar. On premise ERP memiliki keuntungan yang lebih menarik untuk perusahaan sejenis ini, sebut saja keamanan dan juga kontrol penuh. Tetapi tentu saja tidak menutup kemungkinan adanya perusahaan besar yang menggunakan cloud ERP dengan berbagai alasan dan juga pertimbangan lain.

Sudah ada banyak perusahaan yang menyediakan jasa cloud ERP atau software ERP berbasis cloud dengan segala kelebihannya masing-masing. Beberapa perusahaan tersebut ialah Oracle, Microsoft Dynamic, Sage, SAP, Deltek, Epicor, Acumatica dan masih banyak lagi. Meskipun sama-sama menyediakan jasa cloud ERP, tapi masing-masing memiliki program yang sedikit berbeda dengan kemampuan dan keunikannya masing-masing. Beberapa dari penyedia jasa software ERP di atas sudah sedikit dibahas dan dapat dilihat dalam Software ERP Indonesia (Pt.3).

Perkembangan dan juga penggunaan cloud ERP sendiri memang masih sangat baru, lain dengan on premise ERP yang memiliki sejarah panjang. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan yang dapat dikembangkan dan ditutupi seiring dengan berjalannya waktu. Bagian kita sebagai pengguna tentu saja beradaptasi dengan setiap berkembangan yang terjadi. Dengan memanfaatkan setiap kelebihan yang ada dari waktu ke waktu akan membawa bisnis kita terus berkembang.