Software ERP Indonesia (Pt.6)

Software ERP Indonesia (Pt.6)

Masih banyak sekali hal yang dapat kita bahas mengenai software ERP, mulai dari jenisnya, penggunaannya, kelebihan dan kekurangannya dan sebagainya. Pada beberapa artkel sebelumnya kita membahas mengenai software ERP berbasis cloud yang memiliki beberapa fungsi dan juga keunggulan. Banyak sekali fungsi dan keuntungan yang bisa didapat jika dibandingkan dengan on premise ERP yang sudah lama digunakan. Salah satu keuntungannya adalah murahnya modal awal yang diperlukan untuk menggunakan sistem ERP ini sehingga menarik para pemiliki usaha menengah.     Software ERP memang sudah sangat dibutuhkan oleh banyak pengusaha atau bisnis, tidak tergantung dari besar atau kecilnya kelas usaha tersebut. Semua bidang usaha yang ada pun dapat terbantu dengan adanya software ERP ini, mulai dari produksi, manajemen, hingga masalah SDM. Hal inilah yang menjadi tawaran yang menarik untuk setiap pengusaha dari kelas besar hingga kecil dari berbagai macam bidang bisnis. Bayangkan jika bisnis multi nasional saja menggunakan software ERP untuk menjalankan bisnis mereka, bagaimana dampaknya jika digunakan oleh bisnis lokal. Memang yang kita tahu bahwa software ERP ini tidak datang dengan harga yang murah, hal ini tentu sebanding dengan kemampuannya. Bisa dibilang kalau software ERP ini merupakan sebuah investasi jangka panjang yang hasilnya baru akan terlihat besar setelah diberikan waktu. Meskipun dibilang sebuah investasi yang bagus tetapi tetap saja besarnya modal yang diperlukan menjadi sebuah pertimbangan besar untuk para pengusaha. Pengusaha dengan modal besar bisa langsung mengimplementasikannya, tetapi untuk para pengusaha dengan modal yang pas hal ini tidaklah mudah dilakukan. Untuk menjawab kebutuhan pasar kelas kecil dan menengah inilah muncullah software ERP berbasis cloud sebagai SaaS (software as a service). Meski demikian software ERP berbasis cloud ini juga ternyata cukup populer dikalangan para pembisnis besar, bahkan yang mempunyai on premise. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum kita menggunakan atau beralih dari on premise kepada software ERP berbasis cloud ini.

Software ERP, instalasi baru atau update

Instalasi software ERP berbasis cloud yang baru atau mengupdate dari on premise ERP kepada cloud ERP? Hal inilah yang cukup banyak dipertanyakan oleh para pengusaha yang sudah memiliki software ERP sebelumnya yang berbasis on premise ERP. Manakah yang lebih mudah dilakukan, manakah yang lebih murah dan tidak menguras banyak biaya, bagaimana proses perpindahan data yang ada? Semua hal tersebut tentu saja menjadi pertanyaan dasar sebelum seseorang atau perusahaan beralih dari on premise ERP kepada cloud ERP. Beberapa orang merasa khawatir untuk berpindah menggunakan software ERP berbasis cloud dari on premise ERP yang sudah lama mereka pakai. Hal ini bukan tanpa alasan karena data yang sudah ada dan juga budaya perusahaan yang sudah terbentuk dapat menjadi terganggu. Tetapi untuk mengikuti perkembangan jaman, perpindahan dari on premise ERP kepada cloud ERP memang tidak bisa dihindari, hanya tinggal menunggu. Lantas yang mana yang lebih baik, menginstalasi software ERP yang baru atau memindahkan data sedikit demi sedikit dari on premise? Jika kita ingin melakukan sebuah gebrakan atau perubahan besar dan juga secara cepat maka penginstalasian software baru menjadi sebuah jawaban. Tentu saja hal ini akan berakibat besar kepada sistem dan juga kepada budaya yang selama ini sudah ada dan berjalan. Hal ini juga akan sangat memakan biaya yang besar dalam satu waktu karena dilakukan semuanya sekaligus jadi butuh banyak penyesuaian. Tidak semua perusahaan dapat melakukan hal ini, apalagi perusahaan besar yang sistem dan budayanya sudah sangat terbentuk dan sulit diubah. Pilihan yang cukup masuk akal dan memungkinkan untuk setiap bisnis yang ada tanpa melihat besar kecilnya tentu saja dengan mengupdate. Kita mengupdate setiap software ERP yang kita gunakan secara on premise sedikit demi sedikit berkala kedalam software ERP berbasis cloud. Hal ini tentu saja akan memberikan kita dan juga setiap anggota tim bisnis waktu untuk beradaptasi dengan sistem yang baru.

Yang baru lebih mudah

Untuk sebuah bisnis baru, entah itu bisnis besar maupun kecil dan menengah, software ERP berbasis cloud akan lebih mudah diterapkan. Bisnis baru tentu bisa langsung mengikuti dan memanfaat sistem terbaru kedalam bisnis mereka tanpa perlu mengkhawatirkan sistem yang sudah ada. Mereka tidak perlu juga mengkhawatirkan budaya perusahaan yang sudah terbiasa dengan sistem, karena semuanya masih baru akan berjalan. Hal inilah yang menjadi kelebihan dari sebuah bisnis baru jika dibandingkan dengan bisnis yang sudah berjalan sebelumnya dalam hal mengimplementasikan sebuah sistem yang baru. Pertanyaan mengenai penginstalasian software baru atau mengupdate yang lama sebenarnya muncul hanya untuk mereka yang sudah memiliki software ERP sebelumnya. Hal ini terjadi oleh beberapa faktor yang dapat mempengaruhi keseluruhan perusahaan karena software ERP ini mempunyai peran yang cukup besar. Untuk perusahaan yang sudah lama beroprasi tentu saja akan lebih sulit untuk menerima sebuah sistem yang baru seperti cloud ini. Banyak pertimbangan yang dipikirkan sebelum beralih. Sebenarnya mereka bukannya tidak ingin untuk berubah menggunakan sebuah sistem yang lebih baru, hanya saja mereka belum mengerti sistem tersebut. Untuk itu kita perlu melakukan pendekatan terlebih dahulu untuk mengenalkan software ERP berbasis cloud ini kepada mereka. Beberapa hal yang bisa kita lakukan contohnya adalah menawarkan program yang tidak memiliki dampak langsung kepada perusahaan. Kita dapat menawarkan program email dan semua hal yang bersangkutan untuk mempermudah komunikasi, karena komunikasi adalah salah satu kelebihan cloud. Jangan langsung menawarkan sebuah perubahan dibidang yang bersangkutan langsung yang dapat membawa dampak besar bagi perusahaan tersebut. Contohnya adalah jika kita langsung ingin merubah sistem produksi, hal ini tentu saja membawa dampak yang besar dan memerlukan pertimbangan. Dengan melakukan pendekatan sedikit demi sedikit, pada akhirnya kita bisa mendapatkan kepercayaan untuk melakukan perubahan di bidang yang lebih besar. Hal ini juga berlaku untuk perpindahan data misalnya dari data konsumen hingga kepada data finance yang pada hakikatnya sama-sama penting.

Tantangan dalam perpindahan

Ada beberapa tantangan yang akan kita hadapi dalam perpindahan dari on premise kepada cloud ERP. Yang pertama tentu saja waktu perpindahan yang dibutuhkan cukup lama, meskipun hal ini juga menjadi keuntungan untuk kita dapat beradaptasi. Hal ini tergantung dari seberapa banyak data yang kita pindahkan. Perusahaan besar yang berganti kepada cloud ERP sepenuhnya akan memakan lebih banyak waktu jika dibandingkan dengan perusahaan yang lebih kecil. Hal yang kedua yang menjadi tantangan dalam perpindahan penggunaan on premise ERP kepada software ERP berbasis cloud adalah masalah keamanan. Dalam artikel Software ERP Indonesia (Pt.5) sudah dibahas mengenai kelemahan cloud ERP terutama dalam bidang keamanan jika dibandingkan on premise. Banyak bisnis yang menggunakan on premise ERP ragu untuk pindah kepada cloud karena on premise menawarkan proteksi lebih daripada cloud. Jawaban dari hal ini sebenarnya terletak di dalam kepercayaan kita akan vendor penyedia software ERP berbasis cloud yang kita sewa. Pada dasarnya keamanan sebuah data menjadi prioritas utama sebuah vendor penyedia jasa cloud ERP sebagai bagian dari nilai jual mereka. Tentu saja mereka mengerti akan pentingnya keamanan data dari para pengguna jasa software ERP berbasis cloud yang menyewa jasa mereka. Jika kita masih ragu akan keamanan oleh vendor, kita bisa menggunakan jasa cloud untuk mengelola dan menyimpan data biasa dulu. Sedangkan untuk data yang sangat penting seperti contohnya data mengenai finance bisa kita tetap simpan dulu dalam on premise ERP. Hal yang ketiga yang menjadi tantangan dalam perpindahan on premise ERP kepada cloud ERP adalah masalah kebiasaan dan budaya perusahaan. Tentu saja jika ada hal yang baru masuk, kita harus melakukan berbagai macam penyesuaian tidak terkecuali untuk masalah software ERP. Sebenarnya masalah ini bisa diatasi dalam jangka waktu yang cukup selama proses perpindahan dari on premise kepada cloud ERP berlangsung.

Saran

Software ERP berbasis cloud ini memang sedang populer karena berbagai macam kelebihan yang ditawarkan. Banyak perusahaan yang sudah mulai beralih dari on premise ERP kepada cloud ERP sebagai jawaban untuk terus mengikuti perkembangan jaman. Untuk para pembisnis baru yang akan menggunakan software ERP, sangat disarankan untuk langsung mengambil cloud ERP sebagai pilihan sedari awal. Hal ini tentu untuk menghindari berbagai hal rumit yang akan terjadi kedepannya, termasuk soal perpindahan dari on premise kepada cloud. Software ERP berbasis cloud ini memang tidak secara langsung ditujukan untuk bisnis kelas kecil menengah. Tetapi keuntungan yang ditawarkan seperti kecilnya modal awal karena tidak perlu untuk membeli hardware menjadi salah satu hal yang menarik. Jadi sekali lagi untuk kita yang memiliki bisnis baru dengan modal yang pas disarankan untuk mengambil software ERP berbasis cloud. Software ERP berbasis cloud ini masih terus akan berkembang seiring dengan berjalannya waktu dan akan berevolusi untuk menutupi setiap kekurangan. Sedangkan untuk kita dengan bisnis yang cukup besar bisa memilih untuk melakukan hybrid dengan memiliki on premise dan juga cloud. Hal ini memang tidak harus, tetapi untuk sebagian kita yang merasa bahwa cloud tidak sepenuhnya aman dapat memilih hal ini. Hybrid dapat menjadi solusi dari masalah keamanan yang dimiliki oleh cloud ERP dengan kita membagi data yang kita kelola sendiri dan vendor. Dengan memiliki dua sistem yang sudah beroprasi secara bersamaan, maka perpindahan yang akan mungkin dilakukan bisa menjadi lebih mudah kedepannya. Untuk kita yang sudah yakin dengan software ERP berbasis cloud ini bisa langsung menggunakannya tanpa harus melakukan hybrid terlebih dahulu. Hal yang menjadi fokus utama kita adalah vendor penyedia jasa software ERP berbasis cloud mana yang dapat memberikan pelayanan terbaik. Tidak hanya itu, kita juga perlu memperhatikan keunggulan masing-masing vendor penyedia jasa yang ada, pastikan setiap tawaran sesuai dengan kebutuhan.
Related Posts